Communication pilotage: DO’S and DON’T’S in PR and work correspondence

За свою карьеру я множество раз писала кривые сообщения, отправляла имейлы не тем людям, не отвечала, забывала ответить и далее по списку. А кто там не был? Мне нравится повторять, что сила в слове, и если вдруг что-то не получилось, то одно неудачное слово можно перебить пятью хорошими и все исправить.

Любая рабочая мудрость познается только с опытом. Если вы ни разу не отправляли сообщение, адресованное Ольге, с обращением к Олегу (или автокоррект предложил вариант чуть более изящный, чем «Оля»), то вы просто не жили. В конце концов, все мы люди.

Взяла на себя смелость попробовать составить свой личный список коммуникационных do’s and don’t’s, выработанный за годы работы в пресс-службах и смежных областях. Коллеги, если в процессе чтения вы поймете, что в каком-то из пунктов узнаете меня, — вам не показалось! Во всех ситуациях я была по обе стороны, поэтому хоть список и не претендует на истину, составлен он из личного опыта.

DO: Отправлять важные сообщения после 10:00 и до 18:00
DON’T: Писать вечером или на выходных

Начнем с того, что не раз вызывало споры в обсуждениях с коллегами. Существует два типа людей: те, кто могут не отвечать часами и днями, и те, кто готовы быстро отреагировать на сообщение. Первые справедливо утверждают, что мы сами решаем, когда открывать и отвечать на сообщения. Я и все, кому свойственна легкая тревожность, конечно же накрутили свою рабочую схему.

Если это важное сообщение, на которое вам хотелось бы получить ответ поскорее, отправьте его в первой половине дня, чтобы дать собеседнику возможность вернуться с ответом до конца того же рабочего дня. Можно отдельно прописать в этом же сообщении, что вопрос срочный. Однако помните: мы живем в перенасыщенное информацией время, поэтому получатель может задержаться или прочитать и не ответить. Не стоит в таких случаях направлять письмо о вашем мероприятии на все доступные почты — выждите паузу и вежливо напомните о себе получателю.

Если вы, наоборот, отправляете важное сообщение ближе к концу рабочего дня, то есть вероятность, что время ответа увеличится или сообщение вообще забудется и придется напоминать о себе. На выходных все же лучше найти время для отдыха и никому не писать, чтобы в понедельник бодро начать рабочую неделю и продолжить рассылку сообщений в настроении. Функция отложенных сообщений тоже очень хороша и часто выручает.

DO: Тезисно описать суть проекта
DON’T: Присылать полное описание проекта в том же сообщении, в котором задаете вопрос

Всегда восхищалась тем, как на «Кинопоиске» в одном предложении пересказывают суть трехчасового фильма. Попробуйте по тому же принципу в двух словах описать о чем, например, ваша выставка.

Лучше самому направить внимание собеседника на самое важное в вашем сообщении, чем на этапе знакомства предлагать ему самому разобраться в том, что вы пытаетесь сказать. Будьте кратки, а в текст сообщения можно вшить ссылку на более подробное описание проекта, — его наверняка захочется изучить, если короткое описание зацепило. Сейчас коммуникация часто происходит с телефонов. Если собеседник сможет ознакомиться с вашим проектом в одном сообщении, которое умещается в окне мессенджера и не требует тщательного изучения всех файлов, — это супер.

Перечитайте свое сообщение перед отправкой, и если в нем есть ответы на четыре главные вопроса (кто вы, что вы делаете, зачем вы это делаете и что вам нужно), то смело отправляйте.

DO: Сжимать файлы перед отправкой, текст прикреплять в PDF, ссылкой на онлайн-документ или папку
DON’T: Отправлять файлы в формате .doc или картинки, которые долго скачиваются

В идеальном мире собеседнику для знакомства с вашим предложением нужно изучить всего один документ, вместо того чтобы скачивать три отдельных файла по 20 мегабайт. Полезно помнить о том, что формат .doc может не открываться на макбуках, если там не установлен пакет Word, а формат .pages не открывается на компьютерах с Windows. Найдите универсальное, удобное для всех решение — например, гугл-док или PDF.

Высший пилотаж — это когда все пресс-материалы собраны в одной онлайн-папке, внутри удобная навигация и каждый документ грамотно подписан. И если доступ к этой папке одинаково удобен и с компьютера, и с телефона.

Легкий доступ к важной информации, с которой вы приходите, — это во многом залог вашего успеха как грамотного коммуникатора.

DO: Отправить персонализированное сообщение
DON’T: Устроить массовую рассылку

Информационное поле меняется, традиционных СМИ становится все меньше, поэтому массовые рассылки по имейлам редакций работают уже не так эффективно, как раньше. Ищем в этом возможность сделать свое сообщение более личным (в рамках рабочих отношений), предложение — более персонализированным, а значит, и интереснее. Это может вызвать именно ту реакцию, на которую вы рассчитываете.

Изучите соцсети издания и рубрики, в которое ваше предложение можно было органично встроить, — такой короткий ресерч на вашей стороне поможет сделать сотрудничество более эффективным для всех. Если этого не сделать, то рабочая коммуникация может затянуться, а интерес пропасть.

Бонус-совет

Все совершают ошибки и, даже если вам отправили 20 файлов в 8 вечера пятницы, отнеситесь к отправителю с пониманием — возможно, он заработался и совсем забыл, что вы уже закончили рабочие коммуникации. Любое общение — это двусторонний процесс и в следующий раз, когда вы случайно отправите сообщение в субботу с обращением к Насте как «Дорогая Надя!» — ваша коллега тоже отнесется к вам с пониманием.