Communication pilotage: DO’S and DON’T’S in PR and work correspondence

Special project: How to communicate?

Author: Alexandra Zhilenko

Illustrations: Sergey Tisnek

04 October, 2024

The art of writing a text that’s going to be read to the end and, what’s also important, understood, can be taught with the help of practice and caring colleagues. Press releases and invitations require special attention as texts overflowing with information and implying a response.

Aleksandra Zhilenko, the director of operations of The Gathering magazine, wrote an article with recommendations based on her own experience: what time is best for sending important messages, what tone of voice one should pursue, and why mistakes are just part of the process.

This article is in Russian. Contact us via email if you would like to comment or request an English translation.

За свою карьеру я множество раз писала кривые сообщения, отправляла имейлы не тем людям, не отвечала, забывала ответить и далее по списку. А кто там не был? Мне нравится повторять, что сила в слове, и если вдруг что-то не получилось, то одно неудачное слово можно перебить пятью хорошими и все исправить.

Любая рабочая мудрость познается только с опытом. Если вы ни разу не отправляли сообщение, адресованное Ольге, с обращением к Олегу (или автокоррект предложил вариант чуть более изящный, чем «Оля»), то вы просто не жили. В конце концов, все мы люди.

Взяла на себя смелость попробовать составить свой личный список коммуникационных do’s and don’t’s, выработанный за годы работы в пресс-службах и смежных областях. Коллеги, если в процессе чтения вы поймете, что в каком-то из пунктов узнаете меня, — вам не показалось! Во всех ситуациях я была по обе стороны, поэтому хоть список и не претендует на истину, составлен он из личного опыта.

DO: Отправлять важные сообщения после 10:00 и до 18:00
DON’T: Писать вечером или на выходных

Начнем с того, что не раз вызывало споры в обсуждениях с коллегами. Существует два типа людей: те, кто могут не отвечать часами и днями, и те, кто готовы быстро отреагировать на сообщение. Первые справедливо утверждают, что мы сами решаем, когда открывать и отвечать на сообщения. Я и все, кому свойственна легкая тревожность, конечно же накрутили свою рабочую схему.

Если это важное сообщение, на которое вам хотелось бы получить ответ поскорее, отправьте его в первой половине дня, чтобы дать собеседнику возможность вернуться с ответом до конца того же рабочего дня. Можно отдельно прописать в этом же сообщении, что вопрос срочный. Однако помните: мы живем в перенасыщенное информацией время, поэтому получатель может задержаться или прочитать и не ответить. Не стоит в таких случаях направлять письмо о вашем мероприятии на все доступные почты — выждите паузу и вежливо напомните о себе получателю.

Если вы, наоборот, отправляете важное сообщение ближе к концу рабочего дня, то есть вероятность, что время ответа увеличится или сообщение вообще забудется и придется напоминать о себе. На выходных все же лучше найти время для отдыха и никому не писать, чтобы в понедельник бодро начать рабочую неделю и продолжить рассылку сообщений в настроении. Функция отложенных сообщений тоже очень хороша и часто выручает.

DO: Тезисно описать суть проекта
DON’T: Присылать полное описание проекта в том же сообщении, в котором задаете вопрос

Всегда восхищалась тем, как на «Кинопоиске» в одном предложении пересказывают суть трехчасового фильма. Попробуйте по тому же принципу в двух словах описать о чем, например, ваша выставка.

Лучше самому направить внимание собеседника на самое важное в вашем сообщении, чем на этапе знакомства предлагать ему самому разобраться в том, что вы пытаетесь сказать. Будьте кратки, а в текст сообщения можно вшить ссылку на более подробное описание проекта, — его наверняка захочется изучить, если короткое описание зацепило. Сейчас коммуникация часто происходит с телефонов. Если собеседник сможет ознакомиться с вашим проектом в одном сообщении, которое умещается в окне мессенджера и не требует тщательного изучения всех файлов, — это супер.

Перечитайте свое сообщение перед отправкой, и если в нем есть ответы на четыре главные вопроса (кто вы, что вы делаете, зачем вы это делаете и что вам нужно), то смело отправляйте.

DO: Сжимать файлы перед отправкой, текст прикреплять в PDF, ссылкой на онлайн-документ или папку
DON’T: Отправлять файлы в формате .doc или картинки, которые долго скачиваются

В идеальном мире собеседнику для знакомства с вашим предложением нужно изучить всего один документ, вместо того чтобы скачивать три отдельных файла по 20 мегабайт. Полезно помнить о том, что формат .doc может не открываться на макбуках, если там не установлен пакет Word, а формат .pages не открывается на компьютерах с Windows. Найдите универсальное, удобное для всех решение — например, гугл-док или PDF.

Высший пилотаж — это когда все пресс-материалы собраны в одной онлайн-папке, внутри удобная навигация и каждый документ грамотно подписан. И если доступ к этой папке одинаково удобен и с компьютера, и с телефона.

Легкий доступ к важной информации, с которой вы приходите, — это во многом залог вашего успеха как грамотного коммуникатора.

DO: Отправить персонализированное сообщение
DON’T: Устроить массовую рассылку

Информационное поле меняется, традиционных СМИ становится все меньше, поэтому массовые рассылки по имейлам редакций работают уже не так эффективно, как раньше. Ищем в этом возможность сделать свое сообщение более личным (в рамках рабочих отношений), предложение — более персонализированным, а значит, и интереснее. Это может вызвать именно ту реакцию, на которую вы рассчитываете.

Изучите соцсети издания и рубрики, в которое ваше предложение можно было органично встроить, — такой короткий ресерч на вашей стороне поможет сделать сотрудничество более эффективным для всех. Если этого не сделать, то рабочая коммуникация может затянуться, а интерес пропасть.

Бонус-совет

Все совершают ошибки и, даже если вам отправили 20 файлов в 8 вечера пятницы, отнеситесь к отправителю с пониманием — возможно, он заработался и совсем забыл, что вы уже закончили рабочие коммуникации. Любое общение — это двусторонний процесс и в следующий раз, когда вы случайно отправите сообщение в субботу с обращением к Насте как «Дорогая Надя!» — ваша коллега тоже отнесется к вам с пониманием.

Special project: How to communicate?

Author: Alexandra Zhilenko

Illustrations: Sergey Tisnek

04 October, 2024