Не только книжки читать, но и сметы считать: Garage Academy рассказывает о работе с бюджетом

ИНСТРУКЦИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ БЮДЖЕТА ОТ АНАСТАСИИ ЛЕСНИКОВОЙ, ТЕХНИЧЕСКОГО ДИРЕКТОРА ПО ВЫСТАВКАМ МУЗЕЯ «ГАРАЖ» И ПРЕПОДАВАТЕЛЯ GARAGE ACADEMY

Организация выставок — это, действительно, во многом подготовка смет и графиков, а не только чтение книг. Люди, которые приходят на выставки, видят лишь фасад и имя куратора, и мало кто понимает, что за ним скрывается работа команды. И одна из ее самых сложных задач — формирование и контроль бюджета.

Студентов, да и профессионалов тоже, вводит в ступор то обстоятельство, что бюджет проекта формируется на начальном этапе. Многим кажется, что это чистая фантазия, не подкрепленная никакими фактами. Списка художников еще нет, а от определенности с площадкой отделяет множество писем и переговоров. Однако без качественно проработанного бюджета процесс поиска пространства, партнеров может затянуться на годы и в итоге так и остаться лишь идеей на листе бумаги.

Важно преодолеть этот, во многом, психологический дискомфорт и учиться прогнозировать: то есть на основании минимальных данных оценить какие потенциальные расходы и доходы возникнут в процессе организации и проведения выставки. По началу всем студентам это усилие кажется максимально бесполезным. В этом случае я предлагаю им поменять свой фокус с выставки в целом и сосредоточиться на самых практических мелких деталях, и на этом основании начать выстраивать гипотезы, строить идеальный (на текущий момент) бюджет.

Вот несколько примеров таких размышлений — выставка с участием иностранных художников (высоки шансы, что транспортировка будет очень дорогой), выставка связана с перформативными практиками (возникают расходы на пространство для репетиций, гонорары перфомерам за репетиции и участие в основной выставке), большинство художников будут создавать новые работы (сразу увеличит бюджет на непредвиденные расходы на 20 процентов). Фиксируя подобные предпосылки, вы сможете сформировать как предварительный бюджет, так и обозначить зоны риска, чтобы в дальнейшем чувствовать себя увереннее в процессе реализации проекта.

ПРО ВАЖНОСТЬ СОЗДАНИЯ БЮДЖЕТА НА НАЧАЛЬНОМ ЭТАПЕ

Чтобы получить финансирование на проект от фонда или внутри институции, необходимо подготовить большое количество сопроводительных материалов, в том числе бюджет. Если вы изначально несерьезно отнеслись к этой работе, то в дальнейшем отчитываться перед спонсором/начальством будет сложно. Алгоритм такой: мы придумываем проект, делаем драфтовый бюджет, а далее постоянно возвращаемся к нему и актуализируем. Это бесконечная работа. Я постоянно говорю студентам, что самое главное в проекте — это бюджет и график реализации. Не стоит бояться выходить за временные или финансовые рамки, главное, чтобы эти изменения и их последствия были спрогнозированы. Изменения в бюджете неизбежны, когда студенты на практике свыкаются с этой мыслью, они чувствуют уверенность в своем проекте и возможности его реализации. Они легко перераспределяют средства, которые могут высвободиться в процессе подготовки проекта или наоборот, изначально обговаривают приоритетные аспекты проекта, чтобы отказываться от чего-то было не так болезненно.

Сейчас, наблюдая за тем, как студенты готовят к открытию свои выставки, я горжусь их работой с документами и планированием. Думаю, они оценили результаты своего труда в начале и поняли, для чего было потрачено столько времени на их «любимые» таблицы со сметами в Excel.

ОЛЬГА ПЛИЕВА, СТУДЕНТКА GARAGE ACADEMY, РАССКАЗЫВАЕТ ПРО РАБОТУ С БЮДЖЕТОМ ВЫСТАВКИ «ТОНКИЕ ГРАЖДАНЕ»
выставка пройдет с 12 июля по 28 августа в ММОМА на Гоголевском

Составлять бюджет мы учились в рамках курса «Управление выставочными проектами». Блок про составление бюджета вела Саша Панькова — на тот момент старший финансовый аналитик «Гаража». Бюджет — один из самых сложных разделов в подготовке выставки. Без шуток — это, действительно, объемный пласт работы, на который надо закладывать трудочасы всей команды. Конечно, есть один человек, который несет за него основную ответственность, но работают над бюджетом абсолютно все.

На реализацию выставки программа Garage Academy предоставляет нам 550.000 рублей. Во время учебы мы также привлекаем дополнительное финансирование, то есть занимаемся фандрайзингом. С помощью дополнительных средств от партнеров мы улучшаем выставку, расширяем ее, можем позволить себе заложить побольше денег на гонорары или, например, публичную программу, архитектуру. В конце февраля у нас проходила защита бюджета: мы готовили огромный эксель-файл, который охватывал все расходы. Чтобы собрать такой документ, нам потребовалось около двух недель.

За это время мы:

• получили от художников более-менее финальные версии ТЗ производства работ к выставке;
• осметили каждую работу, уведомили художника о сумме и списке покупок;
• нашли и договорились с подрядчиками о сумме и стоимости работ, приложили к бюджету документы с подтверждением договоренностей;
• просчитали все ресурсные нули (то есть элементы выставки, которые достаются нам бесплатно), чтобы понимать реальную стоимость выставки.

Мы до сих пор работаем над бюджетом, стараемся поддерживать его в актуальном состоянии, чтобы с ним можно было сверяться. Это важно для отчетности, которую нужно предоставить по вашей выставке.

Бюджет структурирует работу над выставкой. Он показывает реальную стоимость проекта. Можно сколько угодно хорошо разбираться в организации выставок, уметь прикидывать расходы «на глазок», знать всех подрядчиков с самыми выгодными ценами — все равно без посчитанного бюджета вы потратите больше, чем могли бы, и выйдете за рамки выделенных средств.

Единство бюджета рождает единство коммуникации. Если не работать над бюджетом всей командой, вы рискуете столкнуться с невыполнимыми ожиданиями. Например, вы знаете, что в проекте 10 художников. На реализацию их художественных идей суммарно можете потратить Х. Зная об этом, во время переговоров с художником, вы держите в голове общую сумму Х и уже понимаете, что его работа должна уложиться в сумму Y. А если не принимать во внимание эти ограничители, то есть риск наобещать художнику исполнение всех пожеланий и по итогу столкнуться с нехваткой финансирования на этапе создания произведения. Как минимум, это добавит ложку дегтя в ваши отношения с художниками. Планирование бюджета минимизирует этот риск.

В нашей практике был случай: художники хотели реализовать идею «путешествующего чемодана» с небольшими игрушками внутри. Чемодан должен был пересылаться по почте все время, пока работает выставка (около 1,5 месяца). Его сохранность неважна — смысл работы в том, что каждый получатель забирал себе объект из чемодана, а затем отправлял его в следующий населенный пункт. Звучит сложно, но именно с точки зрения бюджета работа казалась нам реализуемой. Мы думали, что отправка по почте будет не такой уж и дорогой. Тем более что у нас был партнер, которому мы предложили взять пересылку на себя. Но когда мы принялись за подсчет расходов на работу, то увидели, что логистика вышла раза в 2–3 дороже, чем нам представлялось. Мы учитывали такие факторы, как упаковка чемодана (чтобы игрушки не вывалились по пути) в каждом пункте, пересылка по отдаленным городам России, дополнительные услуги и тому подобное. Партнер также сказал, что для них себестоимость пересылки выходит дорогой. В итоге мы объяснили ситуацию художникам (благо, времени до выставки оставалось еще много), они согласились упростить идею и отказаться от путешествующего чемодана. Если бы мы работали без бюджета, мы бы так и пребывали в неведении относительно реальной стоимости этой работы.

Еще один важный момент — это расходы на профессиональные услуги. Вот что точно надо заранее считать, согласовывать внутри команды, а затем и с исполнителями. Дело в том, что расценки специалистов часто меняются. Причины разные: профессиональный рост, инфляция, скачки курса и так далее. Поэтому тот, кого вы знаете, как «классного недорогого редактора» может перестать им быть и увеличить стоимость услуг на 20–30 процентов. Прибавьте к этому еще и налоги. В итоге, если вы придете к человеку в день Х и озвучите предложение, он может отказаться, либо попросить больше. Это нормальная рабочая ситуация, но попадать в нее гораздо приятнее, когда у вас есть достаточно времени, чтобы принять решение о поиске другого специалиста или увеличении бюджета.

Кроме того, бюджет помогает понять пропорции ваших расходов и искать ответы на вопрос: «А что, если?». Скажем, у вас есть договоренность с принимающим музеем о том, что расходы на полиграфию он берет на себя. Для вас это — ресурсный ноль. Однако это не значит, что не нужно считать реальную стоимость этих услуг. Случиться может всякое: типография окажется загружена, музей не справится с объемами вашей полиграфии. Поэтому нужно считать этот расход, даже если вы уверены, что не придется платить за полиграфию и иметь ясное представление о затратах.

Вот из таких деталей и складывается бюджет. Я привела лишь несколько примеров, но обратите внимание, какое количество рисков он снимает.

АНГЕЛИНА ВОРОНА, СТУДЕНТКА GARAGE ACADEMY, РАССКАЗЫВАЕТ О ТОМ, КАК РАБОТАТЬ С НЕОПРЕДЕЛЕННОСТЬЮ, СОЗДАВАЯ ВЫСТАВОЧНУЮ АРХИТЕКТУРУ, НА ПРИМЕРЕ ВЫСТАВОЧНО-ПЕРФОРМАТИВНОГО ПРОЕКТА «ТОЧКА 55.754630, 37.638530»
посетить проект можно с 27 мая по 3 июля в ГРАУНД Солянке

В нашей команде я выполняю роль куратора. Но на самом деле каждый из нас одновременно закрывает и функционал арт-менеджера, который отвечает за этапы реализации проекта. Я, например, занимаюсь архитектурой выставки и ее общей экспозицией. Мой пул задач самый разнообразный: я предлагаю экспозиционные решения для выставочных залов, помогаю с техническими вопросами, подбираю материалы, нужное крепление и так далее.

Сейчас, когда список произведений и их пространственное решение определены, я полностью сосредоточилась на координационной работе. То есть занимаюсь списками технического оборудования, уточняю у сотрудников галереи (Галерея-мастерская ГРАУНД Солянка — прим. ред.) все договоренности, проверяю, все ли работает. Аналогично со строительно-монтажными работами: закупаю необходимые строительные материалы, общаюсь с подрядчиками. В случае, если требуется произвести новые конструкции, ищу готовые подходящие нам объекты и координирую работу по этому блоку задач с галереей.

Конечно, очень хочется запланировать и подготовить процесс от и до на начальных этапах, но в какой-то момент ты понимаешь, что это просто невозможно. Каждый раз при подготовке конкретного произведения сталкиваешься с новыми препятствиями, поэтому готовой схемы нет. Для одних художников достаточно просто привезти готовые работы, для других — ты ищешь специальное оборудование и выбираешь самые оптимальные варианты. Перечислять можно долго, каждый случай — своя увлекательная история.

Процесс реализации и подготовки художественных работ напрямую зависит от спланированного бюджета и от того, насколько детально и скрупулезно он будет рассчитан на первых порах — с этим связаны комфорт и успешность в целом процесса создания произведений.

В одном из залов выставки «Точка 55.754630, 37.638530» у нас планируется работа, включающая большие фотографии, напечатанные на полотнах. На этапе согласования бюджета было определено, что работы будут напечатаны на кальке. Для этого, прописав предварительное техническое задание типографии, мы получили ориентировочную стоимость, которую заложили в бюджет. Однако после направления фотографий для пробной печати мы внезапно получили ответ от другого менеджера типографии, что подобные фотографии распечатать на кальке невозможно из-за технологических особенностей материала.

На поиск альтернативного варианта, который был бы не сильно дороже зарезервированной суммы, ушло ощутимое количество времени. В итоге, мы остановились на другом материале — ткани, — но цена на производство фотографий выросла вдвое.

Компенсировать разницу помог другой пример отсутствия корректно спланированного бюджета, на этот раз сыгравший нам на руку. В смете на выставку мы выделили сумму на некоторые строительные материалы, часть из которых, как потом оказалось, уже были в наличии у площадки будущей выставки, а на часть из них мы сумели получить значительную скидку. Однако, это больше похоже на удачу, на которую не стоит надеяться при подсчете всех смет.

Также, разрабатывая архитектурные варианты экспозиции, постоянно приходилось работать с неопределенностью в бюджете. В первых вариантах были предложены решения, требующие значительных пространственных изменений — покраска многих стен, возведение стенок, новые конструкции из каркаса. Однако, почти от всего этого пришлось отказаться, когда наша команда начала детально просчитывать бюджет. Большая часть средств была отложена на создание, транспортировку, страховку художественных работ и выплату гонораров художникам — а это обязательные пункты, без которых выставка невозможна. Поэтому на архитектурных элементах мы экономили. Наличие структуры бюджета позволило нам приоритезировать характер трат.